¿Cómo digitalizar experiencias y eventos?

Imagina poder crear y consolidar la relación con tu target pre, durante y post evento. Poder medir todos los datos que te permitirán concebir las experiencias más acordes al target y a tu estrategia, pero también conseguir conocimiento con el que a la vez segmentar y personalizar tus futuras acciones.  Pues es posible gracias a la digitalización, pero… ¿cómo aplicar la digitalización en experiencias y eventos? Profundizamos en este tema con tres expertos en digital de agencias. Atento al timeline que hemos creado para que seas un experto en digitalización.

Organizamos un webinar con Juancho Carnicer, head of experiencial en The Summer Agency; Daniel Díez de Dios, head of digital en Newlink Spain; y Andrea Toscanini, digital consultant en Nanook Agency. Con ellos exploramos este tema de la digitalización, y te traemos ideas sacadas de esta conversación… y más.

  • Las “huellas digitales” de los asistentes están al alcance de los organizadores. Ciertos datos pueden conseguirse fácilmente a través de herramientas digitales, webs, webapps, redes sociales, tecnologías aplicadas presencialmente…, pudiendo volcarse automáticamente en una herramienta que los ponga a bailar, el CRM. Por ello un reto de tu organización ahora es la integración del sistema de registro y app del evento, con tu CRM, que muchas plataformas permiten fácilmente. Con el registro de estas “huellas digitales” ya vas conociendo temas que les interesan para crear finalmente una experiencia personalizada.
  • Si has trabajado bien el CRM con extracción puedes obtener la lista de posibles invitados al tu evento, siguiendo los criterios relevantes (actividad comercial contigo, sector, lo que sabes de sus expectativas…), la forma de invitarles (llamada personal, mailing, etc.). Incluso sabes qué micro-influencers cuidar. ¿Ejemplos? Puedes ver quién ha abierto el mail y quién no, dónde han hecho click… Con esto sabes quién tiene interés (aunque no confirme), y a quién llamar (interesados, pero no han confirmado). A su vez todo esto alimenta el CRM, retroalimentación gracias a la digitalización.
  • Los asistentes se registran aportando información sobre sus intereses (incluye un par de campos sobre sus expectativas del evento), que también se vuelca en CRM generando más conocimiento para crear una experiencia personalizada.
  • Si te preocupa su reticencia a la hora de aportar datos, piensa qué vas a darles tú a cambio y asegúrate que les compensa y que sacarán valor, esto es lo que va a hacer romper la barrera o no de la cesión de datos, como nos recordó Juancho Carnicer de The Summer Agency.
  • Con anterioridad, los asistentes van confirmando. Gracias al CRM (integrado con software de registro) sabes quién tiende a hacer no show y puedes prever mejor la asistencia.
  • La organización del evento se puede personalizar si se basa en el conocimiento que aporta el CRM bien trabajado: datos de eventos pasados, “huella digital” (webs, apps, RRSS, tecnologías aplicadas presencialmente en otros eventos) e información sobre sus intereses aportada en el registro del evento en cuestión que se está organizando.
  • Otra dimensión de la digitalización es el hecho de dejar los 1.000 excels y trabajar todos con una herramienta integrada. Agencia y proveedores trabajan con una misma herramienta de gestión de proyecto, cada uno accediendo a sus partes relevantes (registro, rooming, inscripción a sesiones, logística…). Si hay un cambio, se genera un aviso a los implicados.
  • Día D, evento omnichanel (también pre y post en cuantos más canales mejor, generando contenido, activación, relación con el target y datos).
  • Las RRSS nutren el evento en directo, por ejemplo, como en este evento de Bankinter donde los votos vía redes sociales decidieron el curso del evento. «En Facebook, Twitter y LinkedIn se emitieron 8.655 votos». Piénsalo: casi 9.000 interacciones con la marca, voluntarias, motivadas, y con sentido. Gracias a la digitalización el evento lleva a escena la omnicanalidad. [+] 
  • Medición de los datos el día D gracias a la implementación de tecnologías. Andrea Toscanini de Nanook comentó que las nuevas realidades y tech inmersivas permiten medir y sacar datos automáticamente de lo que sienten. Y, en general, cualquier tecnología que implique su participación hará, a la vez que involucramos al asistente de manera natural, conseguir más datos, para Daniel Díez de Newlink.
  • Adaptación post de contenido para todos los canales y RRSS. Un ejemplo es la convención de Pelayo donde la compañía generó gran cantidad de contenido: vídeos en YouTube, píldoras en redes sociales… A posteriori el evento se desengrana, se adapta y se utiliza para los canales de la marca, extendiendo el mensaje, alcanzando más públicos y respondiendo a la demanda omnichanel. [+]

¡¡Al cliente se le aporta finalmente experiencia personalizada y a tu empresa, business intelligence!!

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